Excel is handig tot het bedrijf erop leunt. Wanneer een spreadsheet uitgroeit tot risico en hoe u verstandig overstapt op een systeem.
U krijgt een overstapplan op één pagina, inclusief trainingsplan voor uw team. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.
Excel is voor veel bedrijven het eerste systeem: een lijst met klanten, een overzicht van uitgaven, een planning. Het is flexibel, iedereen kent het en het kost niets extra. Juist die vrijheid wordt later het probleem. Er gaan meerdere versies van hetzelfde bestand rond, een formule is per ongeluk overschreven en één collega snapt de opzet die hij zelf heeft gebouwd. Zo wordt een spreadsheet een bedrijfsrisico.
Het kantelpunt ligt waar meerdere mensen tegelijk met dezelfde gegevens werken, of waar fouten geld kosten. Dan hebt u iets nodig dat afdwingt wat Excel alleen vraagt: verplichte velden, rechten per persoon, een logboek van wijzigingen. Overstappen is dan ook een kwestie van gewoonte, niet van techniek. Mensen houden vast aan hun eigen sheet omdat ze weten hoe die werkt, en daar moet u in de planning rekening mee houden.
Wij begeleiden die overstap: de bestaande spreadsheets doornemen, bepalen wat in het nieuwe systeem hoort, de gegevens opschonen en overzetten en uw team trainen per rol. Het voorproefje is een overstapplan op één pagina met een trainingsplan; daarna volgt een plan met afspraken over omvang en duur. Het nieuwe systeem komt van uw eigen leverancier.
71 artikelen, op alfabet.
Als meerdere mensen tegelijk dezelfde gegevens aanpassen, als fouten geld kosten of als niemand meer weet hoe de sheet precies werkt. Dat zijn de signalen om over te stappen.
Dat hangt af van wat u erin doet. Voor klanten is dat een CRM, voor uitgaven boekhoudsoftware en voor voorraad een voorraadsysteem. Eén pakket voor alles is zelden nodig.
Meestal wel, via een importbestand. Zorg dat de kolommen kloppen en dat dubbele of onvolledige regels vooraf zijn opgeschoond, anders neemt u de fouten mee.
Dat hangt af van uw situatie: het aantal gebruikers, hoeveel gegevens er over moeten en hoeveel training en begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.
Vertel waar u nu mee werkt. Wij maken een overstapplan op één pagina, inclusief trainingsplan voor uw team.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan bespreken we hoe uw overstap eruit kan zien.uw vaste contactpersoon
Binnen één werkdag nemen we persoonlijk contact met u op, en plannen we een kennismaking waarin we het voorproefje samen bespreken.
Hoe beter we uw situatie kennen, hoe beter uw voorproefje aansluit. Wilt u een paar korte vragen beantwoorden? Dat duurt ongeveer een minuut.
Even kijken wat we nog willen weten
Daarmee maken we uw voorproefje. Tot snel.
We maken een overstapplan op één pagina, inclusief trainingsplan voor uw team. Vertel ons waar u nu mee werkt.